金大洲靠信息化铸造质量之魂

  ——成都金大洲实业发展有限公司信息化应用故事

说起四川郫县，好吃的食客自然会想到那令人回味的豆瓣辣酱和香脆可口的金大洲川味金针菇。成都金大洲实业发展有限公司座落于郫县安德中国川菜产业化园区，“全国第一家开发研制熟食金针菇获得第一品牌的企业、全国第一家同行业获得绿色标志认证的企业、全国第一家建立自己金针菇原料300亩基地的企业、全国第一家金针菇生产加工量最大的企业、全国第一家拥有金针菇销售网络覆盖面最多的企业”这熠熠闪光的“五大第一”是每个金大洲人心头自豪的诗歌，然而在这“五大第一”背后，却有着金大洲人鲜为人知的创业故事。

金大洲成立于2002年，成立之初主要从事食用菌的清水加工，市场认可度逐步上升。在2年的经营后，随着消费者口味的转变，清水菌的销售呈现出下滑趋势。金大洲的高总经理感到市场前景不是很好，在做了大量的市场调研和走访后，他想尝试着给企业做转产，由生产清水加工菌转为生产开袋即食的系列菇类产品。转型，对于一个刚刚投产2年、各方面管理都还处于比较粗放的企业来说，其难度是可想而知的。

当时公司面临的最大问题就是财务数据不准确、不及时，“大概”“也许”“差不多”“可能是”等模棱两可的词语经常在各部门汇报工作时听到。人工做账慢，时间成本过高，人工费用过大，数据不准确在当时的金大洲成了很普遍的现象，这其中最突出的就是对发货的控制。

金大洲从成立之初就非常注重产品的品质，高总在每次公司内部大小会议上都会说一句话：质量为先，风味为魂！公司还制定了产品的召回制度，因为品质过硬，所以赢得了广大消费者的信赖，经销商对企业也是非常认可，慢慢在销售上形成了先款后货的主要销售模式。先款后货就是客户先打款过来，企业见款发货，这种形式在一定程度上减轻了企业应收账款的回款压力，但是也给企业带来了新的问题：在手工处理模式下，发货前需要找到业务员来核对客户的打款情况。在正常情况下，多几个人手来查询打款勉强能够应付，但是遇到业务员出差或联系不上业务员时，就时常因为发错货引起各个部门间的抱怨，在金大洲业务蒸蒸日上的时候就发生过类似的情况。有一次刚好赶上成都的旅游旺季，各大超市对金大洲的“开口即食”金针菇需求旺盛，有两家中型超市在打款的第二天就要求金大洲发货，用以满足市场的需求。在发货当天，金大洲财务按照流程规定，打电话询问负责这两个超市打款的业务员，可是电话却怎么也无法接通。由于公司先款后货的销售模式，不通过销售员确认的销售收款，是不能够发货的。但是当时考虑到这两家超市是长期合作的客户，财务部还是通知仓库组织向这两家超市发货。就在发货单确认的时候，才联系到这位销售员，确认的确可以发货。这件事不但在一定程度上影响了企业正常的发货，还引来了这两家超市的抱怨。如果款项没到就组织发货，还会给企业造成应收隐患，并引发各个部门间的相互推诿。

对于食品加工行业，原料的新鲜程度直接决定产品的品质。生产用原料金针菇是由金大洲自有的生产基地直接提供的，在第一时间保证了原料的品质。但是在手工处理模式下，库房和生产计划部原料库存量信息不共享或信息对不上，造成原料库存积压，由于金针菇的保鲜期一过就不能用于生产，由此造成浪费的现象也并不罕见。销售、生产计划、仓库之间的记账时间不同步，记账精度不同步，记账依据不同步，导致原料金针菇的供需数据不准确。

一次在原本的销售旺季，大家都以为市场对金针菇的需求会一如既往，就在大批量购进了原料金针菇等待下单生产的时候，有几家商家却因为和别的厂商签订了销售合同而取消了打款订货。这样一来，购进的原料金针菇就大量堆放在库房中，占用了企业的运营资金，给企业造成了严重的浪费。这次打击，这对一个即将转型的企业来说也是一个不小的损失。

在尝试转型的两年后，公司的销售收入已经达到了800多万，但离公司在五年内上市这个未来的规划还差的很远。企业要上规模，粗放的管理和财务数据显然滞后于企业的发展速度。高总对此感触颇深：“无论你做什么，都需要学会用数字来管理你的工作，而不是凭直觉。” 高总知道管理者需要每天去分析库存数据、财务数据、销售网络、产品生产流程、品质数据、售后数据。他深知“成于销售，败于管理”这个道理，在06年，带领金大洲人开始尝试用ERP对企业进行数字化管理！

用ERP首先需要解决的是企业发货控制和原料库存积压问题，这都要从源头进行控制。发货控制的根本是审核，把好审核关，对没有付款的客户进行发货上的严格把关。先款后货的模式下，应用ERP的审批制度，在填制发货单的时候，对客户付款情况进行确认审核。对客户尚未付款的，在发货的时候会自动提示，不能发货。审核工作既快又准，这样有效地堵住了随意发货的现象，避免了过多应收账款给企业带来的风险。财务负责审核发货的会计兴奋地说：“原来在处理发货的时候，我经常为了确认能不能发而到处给我们的业务员打电话。有的时候他们正在谈业务，也顾不上和我详细的说，有几次就因为确认不及时，没有及时发货，还引起了客户的投诉。现在好了，上了畅捷通T6后，做完每笔发货单，都由系统给我提示哪家客户交了货款，哪家没交。对于没交货款的，我当然就不能审核通过了，我终于可以轻松的处理发货工作了。”

顺利解决了第一道难题，也给了金大洲人信心。他们规范了原、辅料的料号编码，各个部门依据统一的编码规则，同时按照金大洲的经营模式，严格执行以销定产制度。生产订单由销售来订，采购订单由生产来订，生产和原料的采购，都是按照销售计划来做安排；仓库人员负责填制一式三联的领料单，其中一联被送到财务部审核。审核后，车间的生产统计就可以在ERP系统中直接看到库房还有多少料可以领用，这样在极大的程度上缓解了原料的库存积压问题，盘活了企业的资金。金大洲应用ERP，自动统筹并平衡了需求量与在库量、安全库存量、在途量、待领料等数量之间的关系，使得库存原料既不积压，也不断料。

企业应用数字化不但对发货和原料进行了管理，在成本核算上也尝到了甜头。财务部曾总经理也参与到企业成本核算规划中来，他与部门员工一起制定了严格成本核算流程。依据规范化的制度，每天对采购成本进行数字化统计，借助ERP中的供应商存货对照表，进行采购的性价比分析，每天对采购状况进行总结，及时改进采购政策，对原材料成本就控制下来了。“我们企业的成本控制比手工模式下有了很大提高，资金周转现在为40天左右，比以前提高了将近30%，效益很显著，这都是数字化管理给企业带来的好处。”曾经理说。

金大洲在近五年的发展中，销售收入从04年的八百多万上升到08年的将近一个亿，公司凭借的法宝是：创新、执行力强的团队和数字化的管理。高总经常把一句话放在嘴边：“公司管理不是文字化，而是数字化。”