促进管理升级•实现行业领先

——贵州积厨创造食品有限公司信息化建设记实

企业简介:

贵阳积厨创造食品有限公司（前身贵州隆之源新奇特餐饮原料商行）创立于2006年，在公司董事长杨承宇先生的带领下，公司团队依靠“锐意进取、开拓创新、诚信经营”的经营理念，集新奇特餐饮原料产品研发、产品推广、销售、菜谱制作、餐饮文化传播等为一体，覆盖产品设计研发、零售、批发、连锁加盟、配送等业态，5年内迅速从一个不足20平米的小门店发展成贵州省及西南地区餐饮原料冻品销售行业的龙头企业，年销售额近亿元。目前拥有物流配送中心3个（贵阳、武汉、济南）、自营样板门店3个、加盟门店30多个，全国经销商和客户3000多家，拥有的产品商标品牌及专利10多项。

信息化建设之路:

在企业创立之初，杨承宇先生就非常重视学习优秀的经营管理之道和应用先进的管理工具。在公司还是一个小门店的时候，就购买过一个单机版的小型管理软件，并随着企业的发展不断的升级扩展，截止2013年初前后投入近20多万元用于信息系统的硬件与软件建设。但随着企业的发展壮大，门店、物流配送中心、加盟商、客户等越来越多，人员从最开始的几人扩展到2012年的90多人的团队，急需从初创时的“个体商户式的粗放管理向公司化的精细化和标准化管理”过度，如何实现统一的客户价格销售政策、如何建立健全财务内控体系、如何对各个部门进行业绩考核评价、如何建立规范的管理流程等成为制约企业进一步发展和健康成长的重要环节，这都急需快速建立和完善。

将信息化管理进行到底

“我们认识到对公司心进行信息化深化改革，发掘和提升管理已变得刻不容缓，完善信息化是我们迟早都要迈过的一道坎儿。”杨承宇回忆，在走出这艰难的第一步后，既然没有回头的可能性，他索性就带着大家走到底，进行信息化管理的“彻底革命”。          

大家都摩拳擦掌，跃跃欲试！杨承宇决心带领他的团队对企业进行深入管理，他们的目标很明确：销售价格管控、实时库存管控、门店收银管控、采购防断货管控、客户信息安全管控、财务往来结算管控、财务成本管控也业绩报表综合分析。

2013年上半年经过多方的选型和比较，最终选定国内知名软件“用友畅捷通T+”作为公司管理软件新的平台系统，畅捷通贵州区最佳口碑服务商“贵州博软科技”作为实施顾问。通过2个月的业务调研、流程梳理、基础数据准备和1个多月的培训辅导，T+系统最终于2013年8月底正式上线整体运行。

上线应用模块有：财务总帐、UFO财务报表、现金银行、资产管理、采购管理、销售管理、仓储管理、往来管理、手机移动应用等，实现了公司门店批发零售、物流配送、经销与加盟连锁、菜谱制作等各业务板块与财务的一体化管理，每天公司有50%以上的人员借助系统来完成日常工作。

关键应用总结:

贵州积厨创造的T+软件系统的关键应用如下8个关键点：

1.销售价格管控：

• 应用前：——各个门店、物流中心各自为政，对客户没有统一的价格管控，业务人员、店员随意打折权限过大！时常出现：为了争抢源，同一个客户到不同的门店购买同样商品价格不一致、赠品随意发放、负毛利销售商品等混乱现象。即影响的公司整体的信誉也存在严重的管理漏洞！

• T+系统：——公司统一价格管理，并有系统严格控制；通过公司化的价格体系管理，首先针对不同的客户类型（普通零售客户、重点零售客户、经销商、特约商、加盟商等）制定不同的价格等级，分类制定价格政策，统一价格优惠口径；其次设置最底价值控制，避免负毛利或超低毛利销售；最后上收价格设置权限，由公司专人负责价格管理设置，逐步取消店员的价格权限，最终实现价格的公司化管控，避免各自为政和管理漏洞。

2.时实库存管控：

• 应用前：——销售单据在开单人员开出后（开的草稿），交由库存发货。已发货的单据交到公司在第二天由财务人员进行审核后，转为正式单据！一方面库存数据滞后，无法获取当天的库存数据；二是负责管理货品的库管只管发货，没有承担库存管理帐实相符的责任，发货确认放到了财务，导致库管责任心不强，库存损耗较高。

• T+系统：——通过重新梳理和调整业务流程，取消了销售草稿，把库存发货及审核确认重新放回库管人员（要明确的是如何保证库管人员的责任落地，有没有监督或其它环节和对得流程？），一方面实现了实时库存的管理；二方面提高了库管人员的职责，即要保证发货准确，也要保证帐实相符。第三还通过，系统提供的“可用量”功能，记录“开单暂存、开单收款暂不提货”等预计出库量，合理的安排销售发货，提高了发货准确度和客户满意度。上线1个月后，公司的9月份的发货量（发货笔数）提高了12%。

3.门店收银管控：

• 应用前：——因为自营门店在批发市场内，即承担终端客户零售也进行批发配货，即有现金交易也存在挂帐销售，收到营业款项即有当天的销售款，也有历史的欠款收回；而且还存在同市场调货零星采购的坐支现金和定期结算付款等各类销售及收付款混合在一起，增加了门店收银资金的管控难度。

• T+系统：——通过T+系统的销货单（现结与赊销挂帐）、收款单（收回历史欠款）、进货单（现结与赊购挂帐）、付款单（支付历史欠款）等单据，准确的记录和区分“销售开单、现结收款、挂帐赊欠、收回历史欠款、零星市场采购、现金采购现结、采购挂帐定期结算”，并提供对应的统计报表！大大方便门店收银核对与财务稽核，避免了门店营业款管理的失控和漏洞！财务部门对各门店的营业收银缴款核对，从之前时间2个小时，提高到1个小时不到，节约了50%的时间。

4.采购防断货管控：

• 应用前：——因库存数据不及时、不准确，无法掌握实时的库存数据，又考虑到食品的保质期和不方便退换货等原因，采购人员在采购下单时只有采取小批量多次采购等方式。但因为涉及到几千个单品，经常出现采购不及时或采购量不合理导致的断货，严重影响了门店销售与客户满意度及忠诚度。

• T+系统：——通过优化和调整业务流程，实现了实时的库存管理并且通过“安全库存自动预警”功能，对各类商品设置“安全库存”并自动提醒采购人员，极大的避免了“门店断货”。上线1个月后，公司的9月份的总体营业额提高了10%创历史新高。

5.客户信息安全管控：

• 应用前：——客户是企业经营之本，获取新客户企业付出了巨大的前期成本，因此“客户数据”是企业的核心资源和重要财富。但随着企业人员的扩展和逐步的专业化内部分工，越来越多的各类员工都会接触到企业的这个“核心资源”并且在不断的完善和补充这个资源。如何在不影响正常经营的前提下，保护企业的这个“核心资源”，避免大批量的客户数据泄漏，是公司老总非常头痛的问题。

• T+系统：——T+通过多种机制最大限度的降低客户数据泄露的风险。一方面通过功能权限设置，设定哪些人能“查询、打印”客户数据，严控“成批导出”客户数据；二是功能数据权限，进一步划分和细化接触客户的范围，例如：贵阳的门店只能查询“贵州地区”的客户，省外的客户由专门的物流中心人员查询。避免无关人员接触特定的客户数据。三是通过U盾提高进去系统的人员安全限制，避免离职员工或外部人员非法登陆系统。

6.财务往来结算管控：

• 应用前：——公司的各类往来单位几千家，涉及到零售、配送、批发、加盟等各类销售形式，付款方式（现金付款、先款后货、先货后款、月结、滚单、压单、物流公司代收等）多种多样，因冻品行业保质期、储存条件等限制，而且很多客户都是小批量多频率的购买。面对每月上万笔，堆积如山的销售和发货单据，如何准确的核算往来应收应付款，保证不漏单、不错单、及时催收款项就是财务部门工作重点和难点。

• T+系统：——通过T+业务财务一体化的管理和财务自动化核算平台，把财务部门的工作重心从“日常核算”转移到对“业务部门业务单据的稽核与督导”上来，只要确保了业务部门单据的及时、准确、规范性，财务数据定期依据业务单据自动生成，在确保往来结算准确性的前提下，大大减轻了财务的工作量，为财务工作重点从“事后发现问题”向“事前预防问题”转变提供了基础，T+系统上线后1个月的“当月销售应收账款回收率”从70%左右提高到了86%。

7.财务成本管控：

• 应用前：——原来公司的管理系统只适合“个体商户”的简单收支管理模式，没有健全规范的财务功能模块。在直接成本方面（例如：运费、赠品等）没有直接分摊在对应的采购业务或销售业务上，导致销售毛利分析不准确；在间接费用成本方面（例如：房租、固定资产、营业设备购置费用、装修费用等）无法提供间接费用的自动分摊，导致在成本分析及管控方面，缺乏数据基础，无法对各个独立业务部门的经营成果进行考核与评价，根本就谈不上成本控制与管理。

• T+系统：——在直接成本方面，通过直接成本与直接费用、赠品等的合理分摊与处理，在销售业务发生后，准确及时的自动计算成本并实现销售毛利分析。第二在间接成本方面，提供各类销售费用分摊与核算，同时房租、固定资产、营业设备购置费用、装修费用等通过资产管理模块，自动按月进行分摊，准确的计算公司整体及各个独立考核的业务部门的利润贡献。为公司对业务部门进行业绩评价和考核提供了数据基础。

8.业绩报表分析：

• 应用前：——原来公司使用的管理系统只能提供简单的收支报表，无法提供规范的“资产负债表、公司利润表、部门利润表、费用明细表”等各类财务报表；在现金银行方面，只能提供现金银行的流水帐，日记帐无法调整日期排序顺序等，极大的制约的规范化、企业化管理的推行。

• T+系统：——在业务报表方面，提供销售类、库存类、采购类、往来及收付款、现金银行类等各类直接业务报表。在财务报表方面，通过财务相关模块，提供了规范的财务帐簿（日记帐、明细帐、三栏帐、多栏帐、辅助帐等）和“资产负债表、公司利润表、部门利润表、费用明细表”财务会计报表。为企业的经营管理从“个体商户”向“企业化”转变提供了基础。

后记：

在回顾信息化的应用益处时，杨承宇先生表示：“从我这看，上畅捷通T+好处有二点：1、业务顺畅，效率提升，管理简单；2、信息快，公司管理更透明了。你们说，这难道还不值得欣慰吗？”

贵阳积厨创造食品有限公司借助“畅捷通T+”打通企业管理症结，在大力推行信息化的同时，自身也获取了非常大的收益，这难道不值得更多的同行们借鉴吗？