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用友酒店解决方案助力开元旅业

时间:2011-7-20 10:13:19来源:用友酒店软件阅读次数:5650

开元旅业集团是一家以酒店业为主导产业,房地产业为支柱产业,建材业和其他相关产业为新兴产业的大型企业集团,总资产超过120亿元,名列中国民营企业500强、中国饭店集团5强、世界酒店集团100强、中国房地产企业100强。2010年开元旅业集团销售收入达到30多亿元。在风景秀丽的杭州千岛湖酒店,开元酒店管理公司财务总监李东林接受采访时表示,信息化是伴随开元旅业集团的需要而产生的,同时又助力公司发展到了新的阶段。

 

应需而变

开元旅业的一路发展与信息化密不可分。与大部分本土酒店集团相比,开元旅业实施信息化的时间非常早。早在1988年,开元集团的前身——萧山宾馆成立时,它就分别搭建了前台和后台信息系统,这在当时的本土酒店中相当少见。李东林表示最初的信息化是以会计电算化为主。在此后的10多年间,伴随着企业规模的不断扩大和管理精细化需求的不断提升,开元旅业的信息化系统也从单一的会计电算化逐步升级为财务业务一体化的集成系统。开元旅业借助信息化系统的升级,推动了组织架构、运营流程的优化和规范,使信息技术架构同集团的新业务流程及组织的管理目标相互适应协调,形成开元旅业在信息时代的新竞争优势。

这一阶段的信息建设实现于各家单体酒店,虽然没有彻底改变传统酒店业的内部管理流程,但也让开元旅业的管理和业务发展得有条有理。李东林表示,开元旅业最初在信息化上的探索为今后的大发展奠定了良好的基础。

2002年开元旅业进入了高速发展期,开始实行多元化和跨区域的发展战略。也正是如此,开元旅业遇到了管理上的难题。在回顾当初的信息化建设时,开元旅业创始人陈妙林也曾表示以前在萧山只有几家店,地方也比较小,开辆车一个上午就可以走完所有的酒店,没感觉管理上有什么问题。但随着在宁波、台州等地区的发展,已经不可能有精力和时间走完所有的酒店。信息化由此又摆到了开元的面前。

李东林于2003年加入开元,经历了开元的信息化过程。他表示公司的信息化建设进展顺利,除了酒店业的信息化基础较好和公司的技术基础较好之外,关键得益于自上而下的推行和执行力较强的企业文化。“从客观上来说,信息化的应用必须与企业的发展阶段和生命周期相结合,不能过分超前但应适当超前,应需而变。”

财务主导

李东林介绍,开元旅业的信息化战略共分为三个阶段。第一步,打造一体化核心管控平台,实现财务、业务和HR管理一体化,提升核心竞争力;第二步,持续优化业务系统,为公司发展战略提供保证;第三步,继续完善与优化系统,建立集团核心数据库,建成集团决策支持系统,加强各类风险管控,并提供决策支持。

目前开元旅业正处于信息化建设的第三个阶段。集团下属近100多家企业应用的信息化系统,涵盖财务、预算、人力资源、成本、BI及各核心业务等十几大子系统,每套系统基本都出自国内或国际顶尖IT厂商之手,如酒店前台管理系统采用的就是全球应用最广的OPERA的中央预订和宾客信息处理系统、电子商务应用的是明基系统、ERP系统是与用友公司合作的。

虽然各业务环节都是采用最专业的系统,但是最开始整个信息系统没有完全实现一体化集成时,各个信息系统并没有办法发挥出最大效率。因此开元旅业开始考虑如何把这些最专业的信息系统有机的结合起来,打通各业务环节的信息流和数据流问题,发挥企业信息化协同效应。李东林对此强调,“信息化建设是明确的,以财务管控为核心,所有系统信息最后都要集中到财务系统,提供有效的数据。”当开元集团借助用友的ERP系统把十几大系统无缝集成后,最终打造了业务、财务一体化集团管控平台,形成了对集团战略、经营管理、人力资源、商业智能等的高效管控,实现了集团通过高效的资源配置降低运营成本、提升效率,以及为各业务部门提供能够对整个集团业务发展、收益情况进行深入的、多方位多角度的分析、统计和数据挖掘的信息化平台的目的,为集团的扩张发展、管理升级、模式创新、风险管控提供强有力的信息化支撑。

李东林对记者表示,公司的信息化是以财务为主导,是陈妙林董事长在信息化建设之初就提出的。首先,集团副总裁、财务部总经理褚国飞作为信息化建设的负责人,对集团的文化、业务以及运营有很深的理解;其次,财务部的信息化应用可以说是最重要而且最富有经验的;第三,财务是整个企业承上启下的环节,能够估计到企业的方方面面和业务流程的全过程。所以当初在与用友进行信息化升级建设的讨论中,经过多次的调研、论证,最终确定了这个原则。

成效显著

信息化建设对任何公司来说都是一项大工程。据悉,截至2004年开元旅业在IT上的投入已近1500万元。历数众多公司的信息化案例,失败者不在少数。“我们当时也在测算,因为支出确实很大,但是带来的效果也会很大。关键是前瞻性的眼光,如何预见今后的效用。现在回过头去看,肯定是值得的。”李东林强调这种收益既有直接的,也有间接的,比如员工的素质和意识。

目前信息化建设已经推行了八年,谈到信息化给企业带来的效益,李东林总结了四点:规范的管理制度、合理优化的业务流程有效地帮助企业掌控发展方向和规避风险;实现了跨区域多行业财务的集中化管理,为集团集中化管理提供了契机;实现了集中数据共享和资源配置,有效地集成了集团的人、财、物资源;实现了各业务系统之间的信息共享和有效集成,提升了管理和决策效率,降低了集团各类风险。

财务作为其中的核心和纽带,也是得到了质的提升。首先,对财务人员的一般性要求降低了,很多基础知识能力可以用系统代替;其次,相对而言,财务人员的其他素质提高了,现在财务人员并不一定局限于财务专业,可以吸收很多其他专业的人才;第三,财务总监对信息的了解更加全面,特别是各类业务数据;第四,一般性工作量下降,财务总监有更大的精力关注经营市场、风险管控,随时为决策者提供更好的策略。“通过用友的企业管理软件实现了对业务的标准化管理,进而对流程、组织、信息的有效整合,实现了业务与战略的协同,使集团管理水平实现了质的飞跃。” 

目前开元旅业内部已经成立了专门的信息公司。自信息化成型之后,李东林的工作重点已经从信息化转向了项目发展和投资并购。“在投资和并购过程中,信息化体现的作用更加明显。”根据系统提供的有效数据,我们可以快速的做出模型、判断可能的风险和未来的趋势,关键是这一过程正变得很快,而无需花费漫长的时间才制定出一份投资报告。目前开元旅业已经进行了一系列的投资和并购。“如果在之前,并购后需要派一批财务人员到目标公司,现在只需培训一个财务总监即可。”

一直游弋于财务领域的李东林对信息化特别有感触的表示,信息化帮助了财务总监跳出了细节,从而更加关注战略管理,这不仅有利于公司业务的扩张、更好的为公司预测未来发展以及建立全面的预警系统,同时也帮助财务总监们慢慢从后台向前台转变。“对于财务而言,管理是第一位的。很多财务总监都是位居后台,颇为低调,不过这两年正在变化。”


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